Několik známých i neznámých se mě ptalo, co vím o virtuálních kancelářích, jestli mám s nimi nějakou zkušenost a jestli je to legální.

Musím říct, že vlastní zkušenost nemám, protože jsem neměla potřebu řešit sídlo firmy nebo podnikající fyzické osoby tímto způsobem. Mám ale informace od jiných známých, kteří tuto zkušenost mají, protože oni potřebovali řešit sídlo své firmy a díky nim jsem se dozvěděla řadu informací. 

Objasněme si to

Jen na stručné objasnění, co je virtuální sídlo firmy nebo virtuální kancelář: je to alternativní řešení, když potřebujete pro zápis do obchodního rejstříku uvést oficiální adresu své firmy, tedy sídla a nemáte vlastní nemovitost, nebo máte, ale bydlíte v ní a nechcete ji používat jako sídlo podnikání. 

Pro zápis do obchodního rejstříku potřebujete souhlas vlastníka nemovitosti, že na jeho adrese můžete mít vedeno sídlo své firmy. 

A tím se zabývají poskytovatelé těchto sídel. Oni mají svoji nemovitost a umožní vám v ní mít sídlo své firmy. Vy tam přímo nesedíte, máte tam ale vše řádně označeno. Tedy cedulku nebo jiný druh s uvedením názvu vaší firmy, poštovní schránku a také máte k dispozici jednací místnost pro účely setkání se například se zástupcem státní správy, což je také jedna z povinností.

Vypozorované důvody

Jak jsem vypozorovala, virtuální sídlo používají podnikatelé především z následujících důvodů:

  • nepotřebují kancelář, ale někde sídlit musí
  • kancelář nebo provozovnu nebo obchod mají, ale nemůžou tam mít sídlo firmy, protože to vlastník nemovitosti neumožňuje
  • mají svůj dům, ve kterém bydlí a nechtějí ho používat pro podnikání

Začínající podnikatelé

Další skupinou jsou začínající podnikatelé, kteří chtějí a potřebují co nejvíce snížit náklady v začátku podnikání.

Pro ně je virtuální sídlo vhodným řešením především proto, že nemusí mít vlastní kanceláře, vystačí si z prací z domu, odpadají tedy náklady na pronájem kanceláře, na pořizování kancelářského vybavení a třeba služeb spojených s užíváním nebytových prostor jako je elektřina, voda a další. 

U poskytovatele virtuálního sídla mají možnost používání kanceláří, jednací místnosti, zasedací místnosti kdykoliv potřebují, navíc s plným kancelářským vybavením. K dispozici bývá i personál pro administrativní účely nebo jako výpomoc při významější akci, konferenci či prezentaci. Pro mladou firmu je to tedy značné ulehčení v začátcích.

Shrnuté přednosti

Budu zde definovat jen přednosti využití virtuálního sídla, protože nedostatky si může doplnit každý sám, může porovnat svoje požadavky s nabídkou služeb od poskytovatelů virtuálních sídel, jejich servisem a správou.

  • finanční úspora – platíte mnohem méně než za pronájem nebytových prostor, ušetříte i na kancelářském vybavení
  • prestižní adresa – můžete mít sídlo například v Praze na významné adrese, pokud jste třeba z menší obce
  • administrativní služby – máte zajištěné základní administrativní úkony
  • jednací prostory – k dispozici jsou vybavené kanceláře a jednací místnosti pro vaše obchodní partnery
  • vyřešení sídla firmy – žádné složité vyřizování a shánění místa, kde můžete mít vedeno sídlo firmy

 

Na závěr ještě dodávám podstatnou informaci, pokud se chystáte založit si vlastní firmu, poskytovatelé virtuálních sídel vám s tím pomůžou, většina z nich má tuto službu v nabídce. Zabývají se jak zakládáním nových společností, tak také prodejem a znají veškeré náležitosti, které jsou potřeba.